Yönetim raporları işinizin mali durumu hakkında size derinlemesine bilgi sağlayan yegane raporlardır. Finansal raporların aksine yönetim raporları CEO’lara veya firma sahiplerine en karlı müşterileri, bu müşterileri karlı yapan etmenlerin ne olduğunu, doğru fiyatlama yapılıp yapılmadığını gösterir. İşinizle ilgili ne yapacağınızı kestirmeye çalışmak yerine yönetim raporları sayesinde veriye dayalı sağlam kararlar alabilirsiniz.
Günümüzde aralarında büyük firmalarında olduğu pek çok şirket hala raporlama için herhangi bir sistem kullanmıyor. İş zekası araçlarının popülerliğinin giderek arttığı günümüzde firmaların neredeyse tamamı excelde raporlama yaparken herhangi bir prosedür dahi kullanmıyor.
Peki ne yapmak gerekiyor? Bildiğiniz gibi yönetim raporları firmaların gidişatı ve mali durumu hakkında bilgi sağlar. Ayrıca, yönetim raporları firmaların performansının ölçülmesinde de yardımcı olur. Yönetim raporları çok önemli olmasına rağmen şirketlerin yönetim raporlaması ve uygulamalarına bakış açıları niye yavaş ilerliyor gelin birlikte inceleyelim:
ŞİRKETİNİZ YÖNETİM RAPORLARI HAZIRLAMIYOR, NEDEN?
#1 FİNANSAL RAPORLAR YETERLİDİR GÖRÜŞÜ
Sektördeki arkadaşlarımdan bazı firmaların yönetim raporlarıhazırlamadığını duyuyorum. Bu firmalarda çalışan arkadaşlarım, temel mali tabloların firmalardaki iş kolları hakkında yeterli düzeyde bilgi verdiğini, bu yüzden detay raporlara ihtiyaç duymadıklarını söylüyorlar. Finansal raporlar geçmiş performansı gösterir. Bu raporlar şirketin gelecekteki performansı hakkında bilgi vermez. Finansal raporlar şirketinizin karlılığını arttırmanıza yardımcı olacak kararları aldırmaz, unutmayın!
Yönetim raporları şirketinizin ihtiyaçları doğrultusunda kişiselleştirilebilir. Ayrıca, sektördeki anahtar göstergeler (KPI) şirketinizin ihtiyacı olan raporlar için temel dayanak olabilir. Örneğin, SAP danışmanlığı veren şirketler adam/gün gerçekleşmesine çok önem verirler çünkü hizmet maliyeti çoğu yazılımcıya verilecek ücrete eşittir. Bu sebepten dolayı yazılım danışmanlığı veren şirketlerin çoğu elde ettikleri gelirleri toplam çalışan saate bölüp üretkenliği hesaplar. Gerçekleşme (üretkenlik) oranlarını her danışman için hesaplayabilirsiniz. Bu hesaplamayı proje ve departman bazında da hesaplarsanız, şirketinizin verimli çalışanlarını ve şirkete olan katkılarını da ölçersiniz. Sektördeki ortalamaları bilirseniz diğer danışmanlık veren şirketlere göre performansı ölçebilirsiniz.
Şirketiniz bir “al-sat” firmasıysa ve birçok ürünü tedarik ediyorsa bu durumda stoklarda ne kadar ürün var, raflarda ne kadar ürün var, bu ürünlerin stok değeri ne kadar bilmek isterseniz yönetim raporu hazırlamanız gerekir. En çok satan ürünlerinizi ya da en karlı ürünler hangileri yönetim raporları ile öğrenmek mümkün.
#2 YÖNETİM RAPORLARI İÇİN İŞ ZEKASI-ANALİTİK ARAÇLARIN OLMAYIŞI
Şirketinizde yönetim raporları üretecek bir sistem yoksa, her ay düzenli yönetim raporları hazırlamak oldukça zordur. Her ay yönetim raporları hazırlamak için verdiğiniz mücadele raporun çıktısından alacağınız verimin yok olmasına sebep olur. Aylık yönetim raporlarının düzenli gönderilmesi işlemini otomatik hale getirecek bir sistem tasarlatırsanız ya da tasarlarsanız raporları hazırlamak için geçireceğiniz zamanı raporları okumak için kullanabilirsiniz. Bu raporları başta kurmak zaman alacaktır. Ancak, bir kez raporların şablonlarını iş zekası araçları üzerinde hazırladığınızda istediğiniz filtrelerde ve parametrelerde raporları sistemden çekebilirsiniz. Bu sayede şirketinizin genel durumu hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.
Raporların düzenli hazırlanıp gönderilmesini sağlayacak bir raporlama sistemi hazırlamak herkes için kolay değildir. Raporlama projesi zaman alan ve doğru tasarlanmadığında yüksek maliyete sebep olacak riskli bir iştir. Proje, yapılmadan önce iyice araştırılmalıdır ve uzman bir kişiye danışılması gerekir. Raporlama projesi ve iş zekası analitik araçlarından hızlı aynı zamanda sorunsuz bir şekilde faydalanmanın en iyi yolu “outsource” yönetim danışmanları ya da bu işte uzman veri analitiği çözümleri sunan iş ortakları ile çalışmaktır.
Yurt dışındaki uygulamalara bakıldığında ise bu işi yapmanın en kolay yolu işinizin ihtiyaçları için için doğru tasarlanmış bulut tabanlı muhasebe (ERP) sistemi seçmek ve iyi bir “outsource” muhasebe hizmeti sağlayan firmayla çalışmaktır. Gelişmiş ülkelerde bulut tabanlı muhasebe uygulamaları ve bu uygulamaların diğer bulut tabanlı analitik araçlarla entegre çalışabilmesi hem zaman hem de maliyetten tasarruf sağlamaktadır. Bu uygulamalar bulut ekosistemindeki bir çok uygulama sayesinde müşterilere hesap planı ile tam entegre çalışan finansal ve yönetim raporları hazırlama imkanı sağlıyor. Ülkemizde henüz tam anlamıyla gelişmeyen bu bulut tabanlı uygulamalar #Paraşüt, #NkolayOfis yurt dışındaki benzerleri #Xero, #Quickbooks kadar olmasa da ilerleme kaydediyorlar.
#3 TAKİP ETMEK ZOR ÇÜNKÜ ÇOK RAPOR VAR SENDROMU
Konu yönetim raporları olduğunda ne kadar az o kadar iyidir. Ne kadar çok yönetim raporu varsa gözden geçirmek için o kadar çok zaman gerekir.
Unutmayın, yönetim raporlarının amacı CEO’lara ve şirket sahiplerine işlerinde büyüme sağlayabilmeleri için karar almalarına yardım etmektir. Eğer birçok rapor sizi oyalayıp dikkatinizi dağıtıyorsa, bir adım geri gidip işiniz için hangi raporun faydası olacağını düşünüp karar vermenizde fayda var. Size karar almanızda yardımcı olabilecek bazı temel yönetim raporlarını aşağıda paylaşıyorum:
- Bütçe/Gerçekleşen Yönetim raporları
- İş kolu veya satış kanalı bazında gelir tablosu (P&L)
- Pazarlama harcamasının geri dönüşümü (ROI)
- Dönüşüm ve gerçekleşme oranları (Conversion)
Yönetim raporlarınızı çok parçalamadan hazırlamanızı öneririm. Aksi takdirde raporlarınızı okumak güçleşir. Çarşaf raporlar diye adlandırılan bu çok parçalı raporlar hiçbir işe yaramaz, bunu unutmayın! Yönetim raporları kullanıcı dostu, okuması kolay şekilde hazırlanmalıdır. Yönetim raporlarına baktığınızda sorunu kolayca görebilmelisiniz.
YÖNETİM RAPORLARI NİÇİN İŞİNİZE FAYDA SAĞLAR?
Eğer, işinizde safsatalara yer vermek istemiyorsanız yönetim raporları hazırlamak işinizi doğru yönetmek için en önemli başlangıçtır. Çalıştığınız mali müşavir (SMMM), işletme içindeki muhasebe ya da dışarıdan aldığınız muhasebe hizmeti size bu tarz yönetim raporlarını anlaşmanıza bağlı olarak sağlayabilir. İşe ana hedefleriniz doğrultusunda size ölçüm sağlayan raporlarla başlayın. Daha sonra bu raporları geliştirebileceğinizi unutmayın. Burada işin özü: İşinizde büyümeyi sağlayan etmenlerin anlaşılıp raporlarla ölçülmesini ve takip edilmesini sağlamaktır.
Eğer işinizde sorunlarla başa çıkmak, departman ya da iş kollarının verimliliğini artırmak istiyorsanız size bu raporları sunabilen uzman kişilerle çalışın ya da bu raporları alabilecek sistemleri tasarlayın. Tanıdığım bazı Serbest Muhasebeci Mali Müşavir arkadaşlarım yönetim danışmanlığı hizmeti kapsamında yönetim raporlaması hizmeti vermekte olup bu raporları düzenli olarak hazırlamaktadır. Siz de çalıştığınız mali müşavirden bunu isteyebilirsiniz.
İşinizin mali durumu hakkında yeterli bilgiye sahip olmadığınızı düşünüyorsanız, sizi bu konuda rahatlatacak yönetim raporlarını bir an önce hazırlatmakta fayda var. Aksi takdirde, işinizin sürdürülebilirliğini tehlikeye atabilirsiniz.
Yazar: Mahmut Olcay Çelik – medium.com
